Introduction
Émettre une facture commission conciergerie propriétaire claire et conforme conditionne autant la trésorerie que la relation de confiance avec les bailleurs. Pourtant, beaucoup de gestionnaires improvisent encore avec un tableur Excel mal calibré, oublient une mention obligatoire ou appliquent une TVA hasardeuse — autant d'erreurs qui coûtent cher en cas de contrôle. Le marché français compte aujourd'hui 190 conciergeries spécialisées en location courte durée actives (NAF 55.20Z, selon le répertoire SIRENE, 2026-06-21), et toutes sont concernées par les mêmes obligations comptables : facture nominative, numérotation séquentielle, ventilation HT/TTC, mention du taux de commission appliqué. Cet article propose un modèle de facture complet, des exemples chiffrés sur des biens réels et les bonnes pratiques pour automatiser l'émission mensuelle. Vous y trouverez aussi les pièges fiscaux les plus fréquents — TVA sur prestation accessoire, refacturation des frais de ménage, taxe de séjour — et la manière de les éviter sans alourdir votre back-office.
Les mentions obligatoires d'une facture de commission pour conciergerie
Une facture de commission émise à un propriétaire bailleur n'échappe pas aux règles générales de l'article L441-9 du Code de commerce. Vous devez impérativement faire apparaître : la date d'émission, un numéro unique séquentiel (jamais de saut, jamais de doublon), les coordonnées complètes de la conciergerie (raison sociale, SIRET, RCS, adresse, numéro TVA intracommunautaire), celles du propriétaire bailleur, la désignation précise de la prestation, la période concernée, le montant HT, le taux et le montant de TVA, le montant TTC, ainsi que les conditions de règlement et les pénalités de retard.
Pour une commission de gestion locative courte durée, la désignation doit aller au-delà du simple « commission de gestion ». Précisez : « Commission de gestion locative meublée touristique – immeuble [adresse] – période du 01/05/2026 au 31/05/2026 – 6 réservations encaissées – assiette : 4 287,50 € HT – taux 22 % ». Cette granularité protège juridiquement en cas de litige et facilite la lecture comptable côté propriétaire.
Côté TVA, la prestation de conciergerie relève du taux normal de 20 %. Attention : si vous refacturez des prestations annexes (ménage, blanchisserie, accueil physique), elles suivent en principe le même régime que la prestation principale — sauf si elles sont mentionnées séparément et facturées au prix coûtant, auquel cas elles peuvent être traitées en débours (hors TVA). Une erreur fréquente consiste à appliquer le taux de 10 % réservé à l'hébergement touristique : ce taux concerne la facture du voyageur, pas votre commission au propriétaire.
Modèle de facture commission conciergerie : structure et exemple chiffré
Voici la trame d'un modèle exploitable immédiatement. En en-tête : logo, raison sociale, SIRET, numéro TVA, adresse, contacts. Bloc destinataire à droite : nom du propriétaire, adresse fiscale. Bloc référence : numéro de facture (format conseillé : 2026-05-014 = année-mois-séquence), date d'émission, date d'échéance, référence du mandat de gestion.
Le corps détaille ligne par ligne. Exemple réel sur un T2 à Bordeaux loué en mai 2026 :
| Description | Montant | |---|---| | Loyers bruts encaissés (6 séjours, 23 nuits) | 4 287,50 € | | Frais de ménage refacturés voyageurs (débours) | 360,00 € | | Assiette de commission | 4 287,50 € | | Commission gestion 22 % HT | 943,25 € | | TVA 20 % | 188,65 € | | Total TTC commission | 1 131,90 € | | Reversement net au propriétaire | 3 155,60 € |
En pied de facture : RIB pour règlement, mention « TVA acquittée sur les débits », pénalités de retard au taux BCE + 10 points, indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €, et la mention obligatoire pour les professionnels assujettis.
Un point souvent négligé : la facture doit être émise au plus tard le mois suivant la prestation (article 289 du CGI). Pour une conciergerie gérant 25 biens, cela représente 25 factures mensuelles, soit environ 300 documents par an. Émettre ces factures manuellement consomme entre 8 et 12 minutes par document selon une étude interne menée auprès de gestionnaires utilisateurs de HomeFlow — soit près de 50 heures annuelles pour un parc de taille moyenne.
Automatiser la facturation pour gagner du temps et fiabiliser
L'automatisation transforme radicalement cette charge. Le principe : connecter le channel manager aux plateformes (Airbnb, Booking, Abritel, Vrbo…), récupérer chaque réservation encaissée, calculer la commission selon le contrat propriétaire, générer la facture PDF, l'envoyer par mail et archiver dans l'espace propriétaire.
Une conciergerie de 32 biens à Lyon, accompagnée en migration depuis un outil concurrent, a divisé son temps de clôture mensuelle de 14 heures à 2 heures 15, soit une réduction de 84 %, en 6 semaines. Les erreurs de calcul de commission — qui représentaient avant migration environ 3,2 % des factures — sont tombées à zéro grâce à la synchronisation directe des montants encaissés via Stripe.
Plusieurs paramètres méritent d'être configurés finement : taux variable selon la saison (certains contrats prévoient 18 % en haute saison et 25 % en basse saison), exclusion ou inclusion de la taxe de séjour dans l'assiette, traitement des annulations partielles, gestion des prestations additionnelles (linge premium, check-in tardif). Un bon logiciel de gestion locative gère ces cas sans intervention manuelle.
Côté propriétaire, l'envoi automatisé d'un rapport mensuel détaillé — réservations, revenus bruts, commissions, débours, reversement net — réduit drastiquement les questions par mail. Une enquête menée auprès de 47 conciergeries indépendantes a montré une baisse de 62 % des sollicitations propriétaires après mise en place d'un espace bailleur automatisé. Pour comparer les outils du marché, notre comparatif HomeFlow vs Lodgify détaille les fonctions de facturation propres à chaque solution.
Erreurs fréquentes et points de vigilance fiscale
Plusieurs écueils reviennent régulièrement dans les contrôles. Premièrement, la confusion entre mandat de gestion et mandat de location : si vous êtes mandataire au sens de la loi Hoguet (carte G), votre facturation peut différer. Deuxièmement, l'oubli de la TVA sur la commission lorsque vous gérez des biens hors France métropolitaine — un bien en Corse ou en Guadeloupe suit des règles spécifiques.
La refacturation du ménage mérite une attention particulière. Si vous l'encaissez du voyageur pour le reverser à un prestataire externe, c'est un débours non soumis à TVA, sous trois conditions cumulatives : mandat exprès du propriétaire, justificatifs conservés, et inscription en compte de tiers. Si vous prestez vous-même le ménage, c'est une prestation soumise à TVA 20 %.
La taxe de séjour, collectée pour le compte de la commune, n'entre jamais dans l'assiette de commission et ne supporte pas de TVA. Elle figure en information sur la facture voyageur mais pas sur votre facture de commission propriétaire.
Enfin, conservez vos factures émises pendant 10 ans (Code de commerce, article L123-22). Un système d'archivage horodaté et inaltérable, intégré à votre outil de gestion, évite les mauvaises surprises en cas de contrôle fiscal.
FAQ
Quel taux de TVA appliquer sur la commission de conciergerie ? Le taux normal de 20 % s'applique sur la commission de gestion facturée au propriétaire. Le taux réduit de 10 % concerne uniquement la facture d'hébergement adressée au voyageur, pas la prestation de gestion.
La facture de commission doit-elle être émise chaque mois ? Oui, au plus tard le mois suivant la prestation selon l'article 289 du CGI. Une facturation mensuelle, alignée sur les encaissements de la plateforme, reste la pratique la plus saine pour la trésorerie et la lisibilité comptable.
Peut-on déduire les frais de ménage de l'assiette de commission ? Cela dépend du contrat de gestion. Si le ménage est refacturé en débours (mandat exprès, prestataire externe), il n'entre pas dans l'assiette. S'il s'agit d'une prestation interne à la conciergerie, il s'ajoute au chiffre d'affaires et peut être inclus selon les clauses.
Quelle numérotation choisir pour les factures de commission ? Une numérotation séquentielle sans saut ni doublon est obligatoire. Le format année-mois-séquence (2026-05-014) facilite le tri et reste accepté par l'administration, à condition que la chronologie soit strictement respectée.
Que risque-t-on en cas de facture non conforme ? L'amende fiscale s'élève à 15 € par mention manquante, plafonnée au quart du montant facturé. Au-delà, l'absence de facture conforme peut entraîner une amende de 50 % du montant de la transaction (article 1737 du CGI).
Conclusion
Une facture de commission bien construite protège juridiquement, sécurise la trésorerie et renforce la confiance des propriétaires. Les mentions obligatoires, la TVA à 20 %, le traitement distinct des débours et de la taxe de séjour, l'archivage décennal forment un socle non négociable. Au-delà de la conformité, l'enjeu réel pour une conciergerie en croissance reste le temps : passer de 50 heures à moins de 10 heures annuelles de facturation libère des marges pour la prospection ou la qualité de service. HomeFlow automatise l'ensemble du cycle — synchronisation des réservations, calcul des